Holen Sie Ihr Team aus dem KI-Versteck: Gemeinsam zur digitalen Exzellenz

Sie haben Mitarbeiter, die mitdenken. In vielen Schweizer KMU ist die Neugier gross, und oft nutzen engagierte Teams oder einzelne Mitarbeitende bereits moderne Werkzeuge wie Künstliche Intelligenz sprich ChatGPT, DeepL, Midjourney, n8n oder andere Tools, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Wenn Ihr Team diese Potenziale bereits nutzt, ist das ein klares Zeichen für eine lebendige Innovationskultur. Doch ohne eine offizielle KI-Strategie findet diese Entwicklung oft im Verborgenen statt.

Doch aktuell passiert vieles noch „unter dem Radar“. Nicht aus böser Absicht, sondern weil der offizielle Rahmen noch fehlt. Diese stille Initiative ist wertvoll, birgt leider ohne Struktur gewisse Risiken in Sachen Datenschutz und einheitliche Prozesse.

Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Als Chef ist es jetzt Ihre Aufgabe, diese Neugier aus der Grauzone zu holen und ihr ein sicheres Fundament zu geben. Verwandeln Sie die „Schatten-IT“ in eine offene Innovationskultur. So behalten Sie die Übersicht, schützen Ihre Daten und nutzen die volle Power der KI für Ihr gesamtes Unternehmen.

KI ist der Motor. Aber wo ist das Fahrgestell?

Viele denken, KI sei die Abkürzung zur Digitalisierung. „Wir kaufen jetzt ein bisschen KI und dann flutscht das schon.“ Weit gefehlt. KI hat mit Digitaler Transformation folgendes zu tun: KI ist der Turbo-Motor, aber die Digitale Transformation ist das Fahrgestell (Ihr Skelett).

Wenn Sie einen Ferrari-Motor in einen Leiterwagen einbauen, fliegen Ihnen beim ersten Gasgeben die Räder um die Ohren. Genau das passiert, wenn Sie KI auf veraltete, analoge Prozesse loslassen. KI braucht saubere Datenströme (siehe Punkt 3.4 in unserem Projektheft), sonst produziert sie nur „hochglanzpolierten Müll“.

Die Vorteile: Warum Sie den Turbo zünden sollten. Wenn das Skelett steht, liefert KI massive Hebel:

•     Zeit-Gewinn: Routineaufgaben in der Admin schrumpfen von Stunden auf Minuten oder gar Sekunden.
•     Qualitäts-Boost: Die KI vergisst keine Details in der Einsatzplanung, die ein gestresster Disponent vielleicht übersieht.
•     Wissens-Transfer: Die KI kann das Wissen Ihres erfahrensten Monteurs so aufbereiten, dass der Lehrling im ersten Jahr damit arbeiten kann.

Aber Vorsicht: Wo die Fallen lauern

KI ist kein Allheilmittel. Wer blind vertraut, verliert:

•     Halluzinationen: Die KI lügt manchmal so überzeugend, dass es erst beim Kunden auffällt.
•     Datenschutz: Wenn Ihre Crew Firmengeheimnisse in öffentliche KI-Tools tippt, ist das kritisch und kann Schäden verursachen.
•     Schatten-IT: Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht, verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Prozesse.

Ihre Strategie: Führen statt Verbieten
Damit Ihr Unternehmen „up-levelt“, ohne dass Sie zum Kontrollfreak mutieren, schlagen wir  drei konkrete Wege vor:

Strategie 1: Die „Beichtstuhl-Offensive“ (Transparenz)
Holen Sie die Leute ab. Sagen Sie: „Ich weiss, dass ihr Tools nutzt. Zeigt mir welche, und wir prüfen gemeinsam, wie wir sie sicher und offiziell machen.“

Praxis-Tipp Admin: Erlauben Sie ein offizielles KI-Tool für das Verfassen von Standard-Korrespondenz, aber legen Sie fest, dass kein Kundenname ohne Anonymisierung getippt wird.

Strategie 2: Der „Sandwich-Deal“ (Zeit gegen Resultate)
Geben Sie Ihrer Crew 5 % ihrer Arbeitszeit (der „Freitagnachmittag-Slot“), um mit KI zu experimentieren.

Die Bedingung: Einmal im Monat gibt es den „KI-Znüni“, KI-Meeting, KI-Lunch oder was auch immer. Wer etwas Cooles gefunden hat (z. B. eine KI, die Lieferscheine automatisch ausliest), präsentiert es kurz.
 Ihr Nutzen: Sie bauen Know-how auf, ohne externe Berater für Millionen zu füttern.


Strategie 3: Der „Nutzen-Filter“ (Der Chef-Check)
Bevor ein neues Tool eingeführt wird, stellen Sie drei Fragen:

•     Spart es uns mindestens 20 % Zeit bei diesem Prozess?
•     Können wir das Tool an unser bestehendes Skelett (Software-Inseln) anbinden?
•     Wer prüft das Ergebnis, bevor es zum Kunden geht?
•     Setzen wir einen KI-Verantwortlichen ein? 

Wie weiter? Erst das Skelett, dann der Samba

KI ist eine riesige Chance, Ihr KMU für Mitarbeiter attraktiv und für Nachfolger wertvoll zu machen. Aber fangen Sie nicht beim Dach an, wenn das Fundament noch aus Morast besteht.

Mein Rat an Sie als Patron

Holen Sie sich unser Projektheft und das eBook. Dokumentieren Sie erst einmal, wo Ihre Daten heute überhaupt fliessen. Sobald Sie Ihr digitales Skelett kennen, können Sie die KI-Muskeln gezielt dort ansetzen, wo sie am meisten bewirken.

Hören Sie auf, die KI zu ignorieren. Holen Sie Ihre Crew aus dem Schatten und Sie werden erstaunt sein, was in Ihrem Unternehmen schon alles genutzt wird. Führen Sie die Mitarbeiter und Abteilungen gemeinsam mit Ihnen in die Champions League.