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Digitale Transformation in der Praxis: Schritt #4 Umsetzung

10. Aug 2023 ─ von André Zibung ─ Digitalisierung, Allgemeines

Wie Sie in den letzten Artikel bemerkt haben, lieben wir es, trotz Komplexität der Sache schnell auf den Punkt zu kommen und die wichtigen Schritte einfach darzustellen. So auch bei diesem Thema. Und das hat einen einfachen Grund: Digitale Transformation ist im Kern keine Hexerei, sondern eine Haltung und der ehrliche Wunsch, das Unternehmen in der digitalen Welt zukunftssicher zu navigieren. Erfolge zu feiern und auch kritische Zeiten und Aufgaben zu meistern. Ohne Angst vor Veränderungen, dafür mit einem wachen Geist und gesunder Neugierde, damit Sie von anderen Unternehmern und Experten lernen können.

Die vierte Säule der digitalen Transformation

Wenn Sie Schritt eins, zwei und drei durchgeführt haben, ist ein essenzieller Teil geschafft. Vor allem Datenströme aufstöbern, aufzeichnen und darstellen; bei dieser Denk- und Fleissarbeit kann sich schon mal die eine oder andere Schweissperle auf der Stirn anheften. Eine «saubere» und vorausschauende Vorbereitung bei den Datenströmen spart Ihnen bei der Umsetzung bares Geld. Stellen Sie sich vor, Sie übernehmen Prozesse (Datenströme), die in Papierform oder einer Teildigitalisierung suboptimal laufen, mit in die Transformation und /oder Ihr neues Businessmodell. Oder die Daten sind nicht sauber klassifiziert oder bereinigt.

Nehmen Sie diesen Schritt ernst. Scheuen Sie sich nicht, bei Experten Rat einzuholen und ins Team zu integrieren. Jemanden, der die digitale Transformation versteht und auch schon Projekte umgesetzt hat; ein Spezialist als Sparring Partner, ein Projektleiter, ein Profi, der «Digital Transformation Workshops» leiten kann – oder – und das kann ein echter «Game Changer» sein – mögliche Software-Entwicklungsunternehmen, die Sie ins Auge gefasst haben.

Gesamtbild auf die Leinwand bringen

Grundsätzlich wäre jetzt das Lastenheft an der Reihe. Grundsätzlich, weil nach unserer Erfahrung je nach Firmengrösse auch ein anderer Schritt möglich ist. Und dieser ist sogar einfacher und schneller. Vor allem, wenn Sie ein KMU sind, das mit Ressourcen kämpft und sich wenig über die Möglichkeiten einer Digitalisierung oder digitalen Transformation beschäftigt hat. Aus welchen Gründen auch immer.

Zudem macht der Begriff «Lastenheft» schon mal vom Wort «Last» her nicht gerade gute Laune. Wer will sein Projekt schon als Last erfahren. Motivierender ist ein Projektbeschrieb, der mit zielgerichteten Angaben erstellt wird und genauso zum Ziel führt. Wir haben dafür eine Vorlage erstellt, die Sie uneingeschränkt nutzen und uns mit Fragen löchern dürfen, wenn Sie stecken bleiben.

Wir finden, dass es an der Zeit ist, neue Wege zu beschreiten und effektiv an Projekte in die digitale Welt heranzugehen. Mit Elan, angstfrei und wirtschaftlichem Erfolg.

Umsetzung des Projektbeschrieb

Fügen Sie die ersten drei Schritte «Die Vogelperspektive», «Der Perspektivenwechsel» und «Digitales Leben einhauchen» wie ein Puzzle zusammen und integrieren Sie diese in den Projektbeschrieb. Was sind Ihre Winning-Horses, was wollen und brauchen die Kunden, was benötigen Sie von Ihren Lieferanten, wo entstehen die Daten und wo werden sie wie angereichert. Überdenken Sie ihre Aufzeichnungen nochmals und ergänzen Sie diese, wenn Ihnen, Ihren Mitarbeitenden oder anderen Projektmitgliedern noch etwas einfällt. Mit fast 100%-iger Garantie helfen Ihnen in dieser Phase die Skizzen, Notizen und grob erstellten Pläne der ersten drei Schritte. Sie alle kommen in den Projektbeschrieb rein.

Inhaltsstruktur

So könnte das Inhaltsverzeichnis Ihres Projektbeschriebes aussehen. Sich an einem roten Faden durchzuhängeln ist defnitiv einfacher, als auf der grünen Wiese anzufangen.

Allgemeine Informationen (Firma, Zuständigkeiten, Datum, Budget etc. Legen Sie auch Power User fest, die das Testing übernehmen)
- Änderungsprotokoll
Ausgangslage
IST-Situation
- Abteilungen und Infrastruktur
- Software im Einsatz
- Datenströme
Gewünschter SOLL-Zustand
Anforderungen an Softwareentwickler
Vorgehen
Zeitplan

Brennpunkt technische Umsetzung

Versuchen Sie im Projektbeschrieb die technische Umsetzung zu ignorieren und konzentrieren Sie sich auf die Ziele, die Sie erreichen wollen. Das Business und die Prozesse stehen im Vordergrund. Sie wollen damit Geld verdienen und sich nicht um technische Details kümmern. Mit dem erstellten Dokument sind Sie so gut aufgestellt, dass Sie Softwareentwicklungsunternehmen und/oder Beratern eine wertvolle Informationsgrundlage zur Hand geben, mit der dieselben Offerten und Pflichtenhefter erstellen können. Ein ehrlicher und kompetenter Partner wird Ihre Vorbereitungen genau unter die Lupe nehmen und Sie auf mögliche Stolpersteine, anders zu organisierende Prozesse und Best Practice aufmerksam machen. Und nicht nur das. Er wird – wenn er genügend Erfahrung und Wissen mitbringt – zusätzliche Business Ideen einbringen und Ihnen den Return on Invest in Zahlen aufzeigen. Idealerweise finden Sie einen Partner, der schon von seiner Grundhaltung her Extrameilen geht und Sie vom Anfang bis zum Ende in konstruktiver und auf das Wesentliche fokussierte Art unterstützt.

Fassen wir zusammen

Mit den ersten drei Schritten haben Sie bereits einiges gestemmt. Finden Sie einen motivierenden Namen, um Ihrem Digitalisierungsprojekt oder der digitalen Transformation einen weiteren Kick zu geben.

Bringen Sie alle Informationen, die Sie bis jetzt erarbeitet haben, in den Projektbeschrieb.
Involvieren Sie alle Wunschkandidaten inkl. externe Partner
Bedenken Sie die Zeit, die es zum Testen benötigt. Eine wichtige Phase, die aus Zeitgründen leider oft oberflächlich durchgeführt wird. Wenn Mitarbeitende sich hierfür kommitten, räumen Sie Ihnen Zeit ein und ziehen Sie diese beim Projektbeschrieb mit ein.
Laden Sie potenzielle Anbieter/Softwareentwickler zu persönlichen Gesprächen ein. Präsentieren Sie Ihren Projektbeschrieb und führen Sie Diskussionen, um den richtigen Partner zu finden.

Im nächsten Artikel gehen wir auf die Weiterentwicklung bei Digitalisierungsprojekten und der digitalen Transformation ein.

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