ERP und KI im KMU
Vom Fundament zur intelligenten Automation
Der aktuelle Hype um Künstliche Intelligenz verleitet viele KMU zu einem riskanten Trugschluss: Man versucht sich an isolierten Prozessen, automatisiert hier ein bisschen und integriert dort ein neues Tool. Oft nach eigenem Gutdünken und völlig losgelöst von der harten Realität der Systemarchitektur. Wer jedoch die Kernfunktionen seines ERPs aus den Augen verliert, begibt sich auf eine gefährliche Gratwanderung.
Ein ERP-System ist im Kern ein unbestechlicher Diener und das operative Gedächtnis des Unternehmens. In der Praxis beobachten wir ein gefährliches Phänomen: Anstatt diese bestehende Logik zu veredeln, werden punktuelle KI-Lösungen erstellt. Diese werden schnell implementiert, um einen kurzfristigen Nutzen zu stiften, verfügen aber über keinerlei Integration in die regulatorische und prozessuale Logik, die das Rückgrat des Unternehmenserfolges bildet. Das Ergebnis? Viel investierte Zeit, während das digitale Fundament instabil wird.
KI-Richtung vorgeben
Das Thema KI gehört definitiv auf die obersten Ebenen und verlangt nach proaktiver Diskussion: vom Verwaltungsrat über die Geschäftsführung bis hin zu den Abteilungsleitern. Warum? Weil KI zu einer betriebswirtschaftlichen und strategischen Notwendigkeit werden kann. In der Führungsetage werden die Weichen gestellt, ob KI zu einem Effizienz-Turbo oder zu einem recht teuren Grab für Ressourcen und Fehlläufe wird. Ebenso entscheidend: Wer trägt die Verantwortung für den Informationsfluss? Die Geschäftsleitung muss sicherstellen, dass sensible Unternehmensdaten nicht unkontrolliert in öffentliche KI-Modelle «reingekippt» werden.
Deshalb gilt es, intern Systeme und Prozesse spielerisch zu modellieren, um herauszufinden, wo echter Nutzen entsteht und wo Aufwände reduziert werden können. Besonders bei hohem Belegaufkommen, etwa hunderten von Bestellungen per E-Mail oder PDF, muss man das ERP nicht neu erfinden. Stattdessen sollte man klären, wie KI diese Daten automatisch auslesen und eine hohe „Dunkelverarbeitung“ erreichen kann. Auch die Integration von Sprachmodellen direkt in die eigene Software ist ein wertvoller Ansatz. Sofern sichergestellt ist, dass die Daten nicht wie erwähnt unkontrolliert nach aussen fliessen.
Gefahren erkennen und Benchmarks setzen
Die Geschäftsleitung muss die Schnittstellen und den Informationsfluss genau im Blick behalten. Es besteht Nachholbedarf darin, den sofortigen Nutzen neuer Technologien präzise zu definieren. Dafür müssen Entscheidungsträger wissen, was der aktuelle Benchmark ist. Wer eine KI für Texte einsetzt, die eigentlich für Bilder optimiert ist, wird scheitern. Webinare oder Fachplattformen sind hier gute erste Anlaufstellen, um den Stand der Technik zu verstehen. Wer diesen Stand einmal kennt, merkt schnell, dass die grössten Effizienzsprünge nicht in komplexen Zukunftsszenarien liegen, sondern in der radikalen Vereinfachung des Tagesgeschäfts.
Vom Posteingang zur automatisierten Buchung
Infrastrukturell beginnt die Automation oft schon vor der KI. Durch saubere Indexierung und Strukturierung. Egal ob Brief, Scan oder E-Mail: Manuelle Erfassungsschritte sind nicht mehr nötig. Ein klassisches Beispiel sind Spesen: Ein Foto des Belegs genügt, die KI kategorisiert die Ausgabe und bereitet die Buchhaltung inklusive Mehrwertsteuer-Rückforderung vor. Am Ende dieses Prozesses ist kein menschlicher Handgriff mehr nötig.
Beratung und Prototyping
Da viele KMU keine grossen internen IT-Kapazitäten haben, wird die Rolle von Beratern wichtiger, die betriebswirtschaftliches Wissen mit technischem Know-how vereinen. Oft fehlt noch die konkrete Idee für die Umsetzung im eigenen Umfeld. Hier hilft ein „Design Thinking“-Ansatz: Zuhören, Ideen entwickeln und schnell in ein Prototyping gehen. Ein Prototyp gibt die Sicherheit, auf dem richtigen Pfad zu sein, bevor man sich finanziell verrennt.
Bevor jedoch ein Prototyp startet, müssen die Daten belegbar sein: Woher kommt die Ware, und wohin geht sie? Die KI nimmt uns die Belegpflicht nicht ab; das ERP muss diese Inputs weiterhin revisionssicher verarbeiten können.
Fokus statt Berührungsängste
KMU dürfen die Augen vor der KI nicht verschliessen, aber trotzdem einen kühlen Kopf bewahren. Ob Copilot, Gemini, Claude, 8n8 oder andere Modelle zum Einsatz kommen ist zweitrangig. Entscheidend ist die neutrale Analyse des Nutzens für das eigene Unternehmen. Suchen Sie sich Partner mit Realisierungserfahrung, lassen Sie Ideen prototypisieren und vor allem keinen „Sand in die Augen streuen“. Bleiben Sie der Regisseur: Mein ERP, mein Unternehmen, meine KI, meine Prompts.
«Der Weg zur Digitalisierung führt über die gezielte Modernisierung der bestehenden Software durch KI-Zusätze.»
Ein Rat:
Dokumentieren Sie erst einmal, wo Ihre Daten heute überhaupt fliessen. Sobald Sie Ihr digitales Skelett kennen, können Sie die KI-Muskeln gezielt dort ansetzen, wo sie am meisten bewirken. Hören Sie auf, die KI zu ignorieren. Holen Sie Ihre Crew aus dem Schatten und Sie werden erstaunt sein, was in Ihrem Unternehmen schon alles genutzt wird. Führen Sie die Mitarbeiter und Abteilungen gemeinsam mit Ihnen in die Champions League.
